Eigenes Produkt · Live im Betrieb
ClubCoPilot: Vereinsverwaltung, die von selbst läuft.
Ein Beitritt, null Handgriffe: Mitglieder, Beiträge, Mahnwesen, Banking und Buchhaltung hängen zu einer Kette zusammen. Entwickelt und betrieben von TekkCore.
- Server in Deutschland
- DSGVO, AVV inklusive
- Monatlich kündbar
- Persönlicher Support
Der Kassenwart verliert seine Abende nicht an die Arbeit, sondern an die Umwege
Vereinsvorstände arbeiten ehrenamtlich und verlieren ihre Abende an Beitragslisten, Kontoauszüge und Mahnungen. Verfügbare Programme decken meist nur Teile ab, sodass Daten zwischen Excel, Bank und Verwaltung hin- und hergetragen werden, und mit jedem Umweg entstehen neue Fehler.
ClubCoPilot setzt genau dort an. Statt fünf Programme nebeneinander zu stellen, hängen Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, Mahnwesen, Banking und Buchhaltung zu einem Ablauf zusammen. Was an einer Stelle passiert, ist an der nächsten bereits bekannt.
Gedacht ist das für Vereine jeder Größe, vom Stadtteilverein bis zum Mehrspartenverein mit mehreren Abteilungen. Bedienen müssen es ehrenamtliche Vorstände, nicht Buchhalter, und genau daran ist es gebaut.
Ein Beitritt, null Handgriffe
Sieben Schritte, die in anderen Vereinen sieben Mal Handarbeit bedeuten. Hier greift einer in den nächsten.
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Schritt 1
Jemand tritt ein
Der Online-Antrag wird ausgefüllt, inklusive Double-Opt-in.
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Schritt 2
Das Mitglied ist angelegt
Stammdaten, Bankverbindung und Mitgliedschaftszeitraum stehen sofort.
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Schritt 3
Der Beitrag rechnet sich selbst
Die Beitragsordnung ordnet die Alterskategorie zu und berechnet den Betrag.
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Schritt 4
Der Kontoumsatz kommt zurück
FinTS holt die Zahlung ab und ordnet sie dem Mitglied zu.
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Schritt 5
Die Buchung entsteht
Der Umsatz wird nach euren Regeln klassifiziert und verbucht.
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Schritt 6
Wer nicht zahlt, wird gemahnt
Die Mahnstufe greift von allein, mit PDF, SEPA-QR-Code und Versand.
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Schritt 7
Das Mitglied sieht alles
Self-Service-Portal mit offenem Saldo und digitalem Ausweis auf dem Handy.
Was im Grundpreis steckt
Kein Baukasten, bei dem die Finanzen erst im teuersten Paket auftauchen.
Mitgliederverwaltung
Unbegrenzte Mitglieder mit Stammdaten, Teams, eigenen Feldern und erkannten Dubletten.
Beiträge & Abrechnung
Beitragsordnung mit Historie, Alterskategorien, Befreiungen und Sondergebühren.
Mahnwesen
Mahnstufen mit Gebühren, PDF-Brief mit SEPA-QR-Code und Mahnsperren je Mitglied.
Banking über FinTS
Kontoabruf bei mehreren Banken, CAMT-/CSV-Import und automatische Zuordnung.
Buchhaltung
Doppelte Buchführung, Klassifizierungsregeln, Inbox und Auswertungen.
Briefe & E-Mail
Serienbriefe mit Vorlagen-Editor und Platzhaltern, zustellsicher versendet.
Training & Sportstätten
Trainingsplan, Belegung mit Konfliktprüfung, Zu- und Absagen, Anwesenheit.
Rechte & Protokoll
Feingranulare Rollen, lückenloses Änderungsprotokoll, DSGVO-Werkzeuge.
Unter der Haube
Wie wir es gebaut haben
Wir haben ClubCoPilot als mandantenfähige SaaS gebaut: jeder Verein bekommt eine eigene Datenbank, sieben eigenständige Dienste kommunizieren über einen Event-Bus mit transaktionaler Outbox. Vom Online-Antrag über die altersabhängige Beitragsberechnung und den FinTS-Kontoabgleich bis zur Buchung und zur Mahnstufe läuft die Kette ohne manuellen Zwischenschritt.
Eine Vereinskasse verzeiht keine halben Sachen: Geldbeträge müssen stimmen, Zuordnungen nachvollziehbar sein, und die Daten eines Vereins dürfen unter keinen Umständen im nächsten auftauchen. Das prägt die Architektur mehr als jede Funktionsliste.
- Mandantenfähig mit einer eigenen Datenbank je Verein, sauber getrennt
- Sieben unabhängig deploybare Dienste an einem RabbitMQ-Event-Bus
- Transaktionale Outbox, damit zwischen Datenbank und Bus kein Ereignis verloren geht
- FinTS-Anbindung an mehrere Banken samt Erkennung von Doppelbuchungen
- Doppelte Buchführung mit regelbasierter Klassifizierung eingehender Umsätze
- Feingranulare Rechte ohne Generalschlüssel, lückenloses Änderungsprotokoll
- Verschlüsselte IBANs, gestaffelte Löschläufe, Datenauskunft als PDF
Ein Blick hinein
Echte Oberflächen aus dem laufenden Betrieb.
Was es kostet
Der Einstieg liegt bei 3 € im Monat, danach wächst der Preis mit der Mitgliederzahl statt in Tarifsprüngen. Dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 49 €, in der die Übernahme eurer bisherigen Daten aus Excel oder CSV enthalten ist.
Die vollständige Preisübersicht mit Rechner und allen Zusatzmodulen steht auf der Produktseite. Wir führen sie bewusst nur dort, damit hier nichts veraltet.
Preise auf clubcopilot.de (öffnet clubcopilot.de in neuem Tab)Häufige Fragen
Ist ClubCoPilot ein Produkt von TekkCore?
Ja. ClubCoPilot wird von der TekkCore UG (haftungsbeschränkt) in Berlin entwickelt und betrieben, von demselben Team, das auch Kundenprojekte umsetzt. Vertragspartner ist damit dieselbe Firma, die du hier vor dir hast.
Bekommen wir Website und Vereinssoftware zusammen?
Ja, und das ist der übliche Weg. Über TekkCore kommen Vereins-Website, Wunsch-Domain, E-Mail-Postfächer und Hosting dazu, ClubCoPilot übernimmt die Verwaltung. Ein Ansprechpartner statt vier Anbietern mit vier Rechnungen.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in Deutschland. Jeder Verein bekommt eine eigene Datenbank, sensible Felder wie die IBAN werden verschlüsselt gespeichert. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir zur Verfügung, er liegt öffentlich aus und muss nicht angefordert werden.
Können wir ClubCoPilot als Agentur unseren Vereinskunden anbieten?
Sprich uns an. Wir arbeiten mit Agenturen als White-Label-Partner zusammen und klären den passenden Rahmen im Einzelfall, statt hier ein Standardmodell zu versprechen.
Baut ihr so etwas auch für uns?
Ja, das ist unser Kerngeschäft. ClubCoPilot zeigt, was wir unter einer mandantenfähigen SaaS verstehen: getrennte Daten je Kunde, saubere Rechte, nachvollziehbare Protokolle und ein Betrieb, der auch nach Jahren noch trägt. Dieselbe Arbeitsweise bringen wir in dein Projekt ein.
Verein digitalisieren oder eigenes SaaS bauen?
Für Vereine geht es direkt auf clubcopilot.de weiter. Wenn du selbst ein Produkt planst, sprich uns an.